سیستم ارجاع هوشمند پرونده‌های قوه قضائیه؛ هدف از آن کاهش سلیقه‌گری و ارتقای توزیع عادلانه پرونده‌هاست

با راه‌اندازی سامانه ارجاع هوشمند، قوه قضائیه یک گام مهم و تاثیرگذار را در عرصه رسیدگی‌های قضایی برداشته است که از پروسه‌های وابسته به تصمیم‌گیری دستی به یک ساختار سیستمی متکی بر معیارهای مشخص منتقل شده است. این سامانه با ارزیابی اطلاعات و سوابق پرونده، توانایی مراجع قضایی و وضعیت فعلی شعب را بررسی و اداره می‌کند. هدف از این تغییر، توزیع متعادل‌تر پرونده‌ها، کاهش مداخلات غیرقانونی و فراهم آوردن امکان نظارت بهتر بر فرایند ارجاع است؛ تحولاتی که می‌توانند به کاهش زمان انتظار برای حل و فصل دعاوی و افزایش کیفیت فرایند قضائی کمک نمایند.

اهمیت این تغییر وقتی نمایان می‌شود که درک کنیم که هر پرونده پس از ثبت در سیستم قضایی باید به شعبه‌ای ارجاع شود که صلاحیت رسیدگی به آن را دارا است. انتخاب این شعبه، تنها یک اقدام اداری ساده نیست؛ زیرا توزیع نامنظم پرونده‌ها می‌تواند بار کاری شعب را افزایش دهد و بر زمان آن تأثیر بگذارد. همچنین، وابستگی این مرحله به تصمیمات موردی می‌تواند فضایی برای اعمال سلیقه و مداخلات غیرقانونی فراهم آورد.

سامانه ارجاع هوشمند با تکیه بر داده‌های موجود و قواعد تعریف شده، فرایند ارجاع را به یک پروسه منظم‌تر تبدیل می‌کند. اما این سامانه چگونه عمل می‌کند، چه پشتوانه قانونی دارد و به چه شیوه‌ای می‌تواند عملکرد نظام قضائی را بهبود بخشد؟

پس از ثبت دادخواست یا شکایت و تشکیل پرونده، نیاز است که مشخص شود کدام شعبه یا مرجع قضایی صلاحیت رسیدگی به آن را دارد. این مرحله معروف به ارجاع پرونده به بررسی مجموعه‌ای از داده‌ها از جمله موضوع پرونده، صلاحیت قانونی شعب، سوابق رسیدگی، ارتباط با پرونده‌های دیگر و وضعیت فعلی مراجع قضائی نیاز دارد.

در روش سنتی، این روند و انتخاب مبدا پرونده به تعدادی اقدامات انسانی وابسته بود. در سیستم جدید، سامانه با استفاده از اطلاعات ثبت شده در پرونده و داده‌های مرتبط با واحدهای قضایی، قواعد تعیین شده را برای تخصیص پرونده‌ها به کار می‌گیرد.

به عنوان مثال، اگر چند شعبه صلاحیت رسیدگی به یک موضوع خاص را داشته باشند، سامانه با تحلیل صلاحیت هر شعبه، تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا مرتبط و وضعیت فعالیت و ظرفیت آن‌ها، مقصد مناسب را شناسایی می‌کند. بنابراین، هدف از ارجاع هوشمند، تقسیم صرفاً تصادفی یا مساوی پرونده‌ها نیست؛ بلکه ایجاد یک تناسب میان ویژگی‌های هر پرونده و شرایط مرجع رسیدگی‌کننده است.

در این سیستم، ارجاع به طور خودکار بر اساس قواعد معیارمند انجام می‌شود و در صورت نیاز به تغییر پیشنهاد سامانه، دلایل این تغییر ثبت می‌شود تا قابلیت بررسی و نظارت بر آن وجود داشته باشد. طبق ماده ۲۴ دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی، کاربر در صورت تغییر پیشنهاد سامانه، موظف است که علت را ثبت کند.

لازم به ذکر است که ارجاع هوشمند لزوماً به معنی استفاده از هوش مصنوعی نیست. در این روند، هدف به کارگیری فناوری به منظور اجرای قواعد تعریف شده به نحوی است که ارجاع پرونده‌ها نظم بیشتری داشته باشد، نه واگذاری تصمیم‌گیری به الگوریتم‌های هوش مصنوعی.

فرایند هوشمندسازی ارجاع پرونده‌ها در قوه قضائیه، براساس اسناد و قوانین مرتبط با تحول قضائی پیش برده می‌شود. دو سند کلیدی در این راستا شامل دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی و سند تحول و تعالی قوه قضائیه هستند.

۱. دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضائی

این دستورالعمل در تاریخ ۲۷ خرداد ۱۴۰۳ به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید و در ماده ۱۲ آن، شیوه ارجاع خودکار پرونده‌ها تشریح شده است. مطابق با این ماده، ارجاع پرونده‌ها پس از بررسی سوابق و با رعایت معیارهای زیر به‌صورت خودکار صورت می‌گیرد:

● قواعد صلاحیت مراجع و شعب قضائی؛

● تعداد پرونده‌های ارجاع شده یا پرونده‌های مرتبط؛

● فعال یا غیر فعال بودن شعبه؛

● سایر ملاحظات مربوط به هر واحد قضائی که به‌وسیله رئیس یا معاون ارجاع در تنظیمات سامانه لحاظ می‌شود.

این معیارها نمایانگر این نکته هستند که تخصیص پرونده‌ها فقط بر مبنای شمار پرونده‌های موجود در شعبه صورت نمی‌گیرد، بلکه صلاحیت قانونی و شرایط اجرایی هر واحد قضائی نیز باید مد نظر قرار گیرد.

ماده ۲۴ این دستورالعمل نیز پروسه‌ای برای نظارت بر تغییر پیشنهادهای سامانه پیش‌بینی نموده است. به این ترتیب، اگر کاربران پیشنهادی را تغییر دهند، باید دلیل آن را ثبت کنند. این موارد به روسای واحدهای قضایی ارجاع داده می‌شود تا مورد بررسی قرار گیرد و در صورت نیاز، پیشنهادات اصلاحی به مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه ارسال شود.

به این ترتیب، شرایط استثنایی قابل مدیریت خواهند بود و تغییرات انجام شده در روند ارجاع نیز قابل پیگیری خواهد بود.

۲. سند تحول و تعالی قوه قضائیه

در سند تحول و تعالی قوه قضائیه، که در تاریخ ۶ فروردین ۱۴۰۳ مصوب شده است، به هوشمندسازی فرایندهای رسیدگی به‌عنوان یکی از محوری‌ترین موارد اصلاح و ارتقای عملکرد نظام قضائی توجه ویژه‌ای شده است.

در این سند، بر ساماندهی ارجاع پرونده‌ها به شعب و جلوگیری از ارجاع پرونده‌های ناقص، و همچنین هوشمندسازی مراحل رسیدگی تأکید شده است.

در این سند، معیارهایی برای ارجاع پرونده‌ها در نظر گرفته شده است که از مرز شمردن حجم پرونده‌ها و ظرفیت شعب فراتر می‌روند. تخصص قضات، میزان و پیچیدگی پرونده‌ها، تعداد طرفین دعوا، موضوعات مطروحه، زمان نیاز برای رسیدگی، ارتباط پرونده با پرونده‌های مشابه و سوابق ارجاع از جمله موارد توجه شده در این رویکرد هستند.

این نکته نشان می‌دهد که هدف از هوشمندسازی تنها توزیع کمی پرونده‌ها نیست؛ بلکه ایجاد تناسب بیشتر میان نوع پرونده‌ها و ظرفیت و تخصص مراجع رسیدگی‌کننده نیز مدنظر است.

یکی از کارکردهای کلیدی مورد انتظار از سامانه ارجاع هوشمند، کاهش وابستگی فرایند تخصیص پرونده‌ها به تصمیم‌گیری‌های موردی و محدود کردن زمینه‌های مداخله غیرقانونی است.

سلامت فرایند رسیدگی تنها به استقلال قاضی در صدور حکم محدود نمی‌شود. مراحل مقدماتی دادرسی نیز باید طبق ضوابط مشخص و قابل نظارت انجام گیرد. نحوه ارجاع پرونده به شعبه‌ی معین نیز جزء همین مراحل به حساب می‌آید.

ارجاع هوشمند می‌تواند به ارتقا سلامت این فرایند از چهار مسیر کمک کند:

کاهش اختیار فردی در انتخاب شعبه: هنگامی که تخصیص پرونده‌ها بر اساس قواعد مشخص و داده‌های ثبت‌شده انجام می‌شود، امکان انتخاب شعبه به صورت موردی توسط مسئول ارجاع محدود خواهد شد. در نتیجه، توزیع پرونده‌ها از وابستگی به تصمیمات فردی افراد فاصله می‌گیرد.

کاهش امکان نفوذ: در فرآیندهای وابسته به تصمیم‌گیری دستی، این امکان وجود دارد که افراد ذی‌نفع تلاش کنند تا بواسطه ارتباطات یا فشارهای بیرونی پرونده را به شعبه‌ای خاص هدایت کنند. خودکارسازی ارجاع می‌تواند چنین مداخلاتی را کاسته و تخصیص پرونده‌ها را بر پایۀ قواعد مشخص در سامانه قرار دهد.

کاهش احتمال تبعیض در توزیع پرونده‌ها: اجرای معیارهای یکسان برای پرونده‌های مشابه، مواجهه متفاوت با آن‌ها بر اساس ملاحظات غیرمرتبط را محدود می‌نماید. این موضوع خصوصاً در پرونده‌هایی که به دلیل حساسیت موضوع یا منافع اشخاص درگیر اهمیت بیشتری دارند، بسیار قابل توجه است.

افزایش امکان نظارت و حسابرسی: ثبت اطلاعات ارجاع و سوابق تغییرات در سامانه، قابلیت بررسی نحوه تخصیص پرونده‌ها را افزایش می‌دهد. چنانچه الگوهای غیرمعمول یا ابهاماتی در خصوص نحوه ارجاع یک پرونده مشاهده شود، سوابق ثبت شده مبنای بررسی و پیگیری خواهند بود.

در واقع، اهمیت این سازوکار در تبدیل فرایند ارجاع به یک پروسه شفاف و قابل پیگیری و نه صرفاً در خودکارسازی آن نهفته است.

طولانی شدن روند رسیدگی به پرونده‌ها یکی از چالش‌های نظام قضایی است که تحت تأثیر عوامل مختلفی مانند بار بالای پرونده‌ها، محدودیت منابع انسانی، نقص اطلاعات و تأخیر در انجام اقدامات اداری رخ می‌دهد.

هرچند ارجاع هوشمند نمی‌تواند به تنهایی تمامی این مسائل را حل کند، اما می‌تواند بخشی از تأخیرات ناشی از پروسه ارجاع و توزیع نامناسب پرونده‌ها را کاهش دهد.

یکی از مسائل مهم در این زمینه، تمرکز نامتوازن پرونده‌ها در شعب مختلف است. ممکن است یک شعبه با حجم زیادی از پرونده‌های در انتظار رسیدگی مواجه باشد، در حالی که شعبه‌ای دیگری با صلاحیت مشابه ظرفیت بیشتری برای پذیرش پرونده داشته باشد. این عدم توازن می‌تواند زمان انتظار برای رسیدگی را افزایش دهد.

سامانه ارجاع هوشمند با تحلیل تعداد پرونده‌های واگذار شده، وضعیت فعالیت شعب و دیگر معیارهای مرتبط، می‌تواند توزیع بهتر پرونده‌ها را ممکن سازد. همچنین، بررسی سوابق و پرونده‌های مشابه می‌تواند به جلوگیری از تکرارهای غیرضروری و پراکندگی رسیدگی‌ها کمک کند.

علاوه بر این، انتقال خودکار اطلاعات و مدارک پرونده از مبدأ به مقصد می‌تواند گردش‌های اداری زائد و اتلاف زمان ناشی از جابه‌جایی دستی پرونده‌ها کاهش یابد.

در کل، این سامانه می‌تواند از سه طریق به تسریع فرایند رسیدگی‌ها یاری رساند:

۱. کاهش زمان لازم برای تعیین شعبه رسیدگی‌کننده؛

۲. مدیریت بهتر حجم کار شعب و توزیع متعادل‌تر پرونده‌ها؛

۳. کاهش تأخیرات ناشی از انتقال دستی پرونده‌ها و عدم شناسایی سوابق مرتبط.

ارجاع هوشمند پرونده‌ها از وظایف قاضی درخصوص ماهیت دعوا یا صدور رأی جدا است. کارکرد سامانه، تخصیص پرونده به شعبه‌ای است که متناسب با ویژگی‌های پرونده و ضوابط قانونی است. رسیدگی به ادله، ارزیابی دفاعیات، تفسیر قوانین و صدور حکم همچنان در حیطه صلاحیت مقام قضایی قرار دارد.

بنابراین، هدف از به‌کارگیری فناوری در این مرحله، جایگزینی انسان با ماشین در فرایند قضاوت نیست، بلکه بهبود ساماندهی فرایندهای اداری و مقدماتی دادرسی است.

همچنین باید تفاوت میان ارجاع هوشمند پرونده به شعب و ارجاع هوشمند به کارشناسان رسمی دادگستری مد نظر قرار گیرد. این دو فرایند مستقل هستند که هر دو به‌عنوان بخشی از تحول قضائی مورد توجه قرار گرفته‌اند، اما معیارها و سازوکارهای اجرایی آن‌ها متفاوت است.

راه‌اندازی سامانه به خودی خود به معنای دستیابی به تمام اهداف آن نیست. بهره‌وری واقعی ارجاع هوشمند به کیفیت قواعد، صحت داده‌ها و نظارت مداوم بر عملکرد سامانه مربوط می‌شود.

به عنوان مثال، اگر اطلاعات مربوط به ظرفیت شعب به‌روز نباشد یا معیارهای تخصیص پرونده به درستی تنظیم نشود، سامانه ممکن است به توزیع نامتناسب پرونده‌ها منجر گردد.

بنابراین، چندین عامل برای نیل به اهداف این طرح حیاتی هستند:

● شفافیت در معیارهای ارجاع: قواعد و شاخص‌هایی که مبنای انتخاب شعبه هستند باید واضح و قابل ارزشیابی باشند.

● نظارت بر تغییرات سیستم: هرگونه تغییر در پیشنهاد سامانه باید با ثبت دلیل و امکان بررسی توسط مقامات مسئول همراه باشد.

● صحت و به‌روزرسانی اطلاعات: داده‌های مربوط به صلاحیت، تخصص، موجودی و وضعیت فعالیت شعب باید دقیق و به روز باشند.

● ارزیابی مستمر وضعیت عملکرد: تأثیر سامانه بر توزیع پرونده‌ها، زمان ارجاع و میزان مداخلات دستی باید به‌طور دوره‌ای بررسی شود.

● مدیریت موارد استثنائی: برای شرایطی که ارجاع خودکار با محدودیت‌های قانونی یا اجرایی مواجه می‌شود، باید سازوکار معینی برای اصلاح و اتخاذ تصمیم وجود داشته باشد.

در جلسه ارزیابی طرح تحول ارجاع هوشمند پرونده‌های قضائی در تاریخ ۲۷ مهر ۱۴۰۵، حمزه خلیلی، معاون اول قوه قضائیه، بر ضرورت بررسی نتایج واقعی این طرح تأکید کرد. مطابق این رویکرد، موفقیت سامانه نباید تنها با آمار عملکرد سنجیده شود؛ بلکه کاهش نابرابری و اعمال سلیقه در ارجاع و همچنین افزایش رضایت مردم از فرایند رسیدگی نیز باید مدنظر قرار گیرد.

این امر بیانگر اهمیت ارزیابی مداوم است. برای سنجش اثر بخشی سامانه، باید مشخص شود که آیا اجرا توانسته توزیع پرونده‌ها را به نحو متوازن‌تر انجام دهد، زمان ارجاع را کاهش دهد و امکان نظارت در تصمیم‌گیری‌های مرتبط با تخصیص پرونده را افزایش دهد.

ارجاع هوشمند پرونده‌ها می‌تواند به‌عنوان یکی از اقدام‌های بنیادی در جهت افزایش بهره‌وری و سلامت اداری و قضایی تلقی شود. اهمیت این تحول در اصلاح یکی از مراحل اهمیت‌دار در مسیر رسیدگی نهفته است؛ مرحله‌ای که نحوه اجرای آن می‌تواند بر سرعت رسیدگی، توزیع بار کاری شعب و اعتماد عمومی به بی‌طرفی فرایند قضائی تأثیرگذار باشد.

خودکارسازی ارجاع بر اساس معیارهای روشن، امکان اعمال سلیقه و مداخلات غیرقانونی را کاهش می‌دهد. ثبت سوابق و تغییرات سامانه نیز فضای نظارتی را در خصوص نحوه تخصیص پرونده‌ها تقویت می‌کند. در کنار این موضوعات، توزیع متعادل‌تر پرونده‌ها و انتقال خودکار اطلاعات می‌تواند بخشی از تأخیرهای اداری را به حداقل برساند.

با این حال، تحقق این اهداف به کیفیت اجرای سامانه، دقت داده‌ها و استمرار نظارت بر عملکرد آن وابسته است. از این منظر، ارجاع هوشمند صرفاً جایگزینی یک روش دستی با یک ابزار دیجیتال نیست؛ بلکه تلاشی برای ضابطه‌مندتر کردن یکی از مراحل حساس نظام قضائی، افزایش شفافیت و فراهم کردن زمینۀ رسیدگی منظم‌تر به پرونده‌ها می‌باشد.