فرآیند کامل شماره زنی فاکتور، از انتخاب طرح تا تحویل در ارمغان گرافیک
شماره زنی فاکتور یکی از مشکلاتی است که ممکن است افراد زیادی با آن درگیر باشند. سیستم شماره زن به صورت هوشمند می‌تواند جایگزین انواع روش‌های شماره زنی به صورت دستی، مکانیکی و یا حتی دستگاه‌های شماره زنی باشد. برای داشتن چنین سیستمی شما به هیچ دستگاه خاصی نیاز ندارد فقط کافی است برگه‌های فاکتور خود را در یک چاپگر معمولی قرار دهید و از نرم‌افزار شماره زنی هوشمند استفاده کنید. این کاری است که ارمغان گرافیک با استفاده از چاپ ریسو برای شما انجام می‌دهد. با ما همراه باشید تا همه چیز را در مورد فرآیند شماره زنی فاکتور به شما بگوییم.
انواع فاکتور در حسابداری
قطعاً همه ما برای خرید‌هایی که انجام داده‌ایم، فاکتور دریافت کرده‌ایم که این فاکتور‌ها هر کدام به شکل مختلفی بودند. گاهی پیش می‌آید که فروشنده به شما بابت خرید‌هایی که انجام داده، فاکتوری ارائه می‌دهد. اما یک حسابدار باید فاکتور زنی را به خوبی بلد باشد و فاکتور‌های رسمی را از فاکتور‌های غیر رسمی تشخیص بدهد. فاکتور در واقع نوعی سند است که فروشنده آن را به خریدار بابت خرید‌های صورت گرفته، ارائه می‌دهد. این سند باید حاوی اطلاعاتی باشد از جمله کالای خریداری شده، مقدار کالا، قیمت نهایی کالای فروش رفته، قیمت کل، تاریخ معامله، مشخصات خریدار و فروشنده، مهر و امضا فروشنده باشد. تنها در این صورت است که فاکتور معتبر و قابل اعتماد خواهد بود و می‌توان از آن در سامانه مالیاتی استفاده کرد.
شماره زنی فاکتور چیست؟
همان طور که پیش‌تر به این موضوع اشاره کردیم فاکتور‌ها توسط حسابدار‌ها صادر می‌شود و در نهایت به مشتری می‌رسد. سازمان مالیاتی یکی از مهم‌ترین سازمان‌هایی هستند که فاکتور خرید و فروش کسب و کار‌های مختلف برای آن‌ها مهم است. از طرفی برای مدیریت اسناد مالی مانند فاکتور و قبض، باید تمام آن‌ها دارای شماره مخصوص به خود باشند. شماره‌هایی که در گوشه فاکتور مشاهده می‌شوند، به فرایند ایجاد شماره سریال روی اسناد مالی کمک می‌کنند. این شماره سریال‌ها معمولاً به رنگ قرمز و به صورت برجسته روی فاکتور ثبت می‌شوند.
هر یک از این شماره‌ها یکتا و منحصر به فرد هستند؛ پس به هیچ عنوان با یک دیگر اشتباه گرفته نمی‌شوند و به راحتی هم می‌توانند در آینده قابل پیگیری هم باشند. البته که تمام فاکتور‌ها تک نسخه‌ای نیستند و برخی از انواع فاکتور‌ها، با خود دو یا نسخه هم دارند اما به هر حال شماره‌ای که روی آن ثبت شده برای نسخه‌ها و برگه اصلی، یکی است.
سیستم شماره زنی فاکتور چگونه عمل می‌کند؟
سیستم شماره زن دارای یک نرم‌افزار به زبان فارسی است که به طور اتومات روی کامپیوتر نصب می‌شود و می‌توان طرح سند یا قبض فاکتور را در آن مشاهده و طرح فاکتور‌ها را به سفارش مشتری طراحی کرد. همچنین شماره زنی فاکتور هم در هر محلی که مشتری بخواهد روی فاکتور ثبت خواهد شد. شماره زنی هیچ محدودیتی در تعداد شماره‌ها و صفحه و محل و نحوه شماره زنی ندارند. یعنی شما می‌توانید درخواست داشته باشید تا هر تعداد برگه فاکتور می‌خواهید شماره زنی انجام شود. حتی می‌توانید در کنار شماره‌ها و هر جای دیگر صفحه متن دلخواه هم اضافه کنید. نوع فونت و رنگ آن‌ها هم بنا بر سلیقه شما طراحی خواهد شد.
یکی از قابلیت‌های بسیار خوب شماره زنی با سیستم هوشمند این است که امکان شماره زدن و چاپ شماره با زاویه دلخواه مثلاً عمودی یا افقی و غیره دارد. این امکان حتی برای متن هم وجود خواهد داشت. تیم ارمغان گرافیک قبل از چاپ برگه‌های فاکتور ابتدا پیش نمایشی برای شما ارسال می‌کند و اگر شما آن را بپسندید، برای چاپ ارسال خواهد کرد.
انواع چاپ در شماره زنی فاکتور
چاپ فاکتور و قبض چند نوع مختلف دارد که شما می‌توانید براساس نیاز خود یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در این قسمت شما را با انواع چاپ فاکتور آشنا خواهیم کرد.
چاپ فاکتور سیاه و سفید با دستگاه ریسه
یکی از بهترین راهکار‌ها برای تولید اسناد مالی به خصوص فاکتور‌ها استفاده از چاپ‌هایی است که به صورت سیاه و سفید نمایش داده می‌شود. این چاپ به واسطه دستگاه ریسه انجام می‌گیرد و هزینه بسیار مقرون به صرفه‌تری نسبت به سایر چاپ‌ها دارد. بنابراین اگر کسب و کار خود را به تازگی تأسیس کرده‌اید و بودجه محدودی دارید، توصیه می‌کنیم فاکتور چاپ ریسو را انتخاب کنید.
فاکتور با چاپ افست
یکی دیگر از انواع روش‌های چاپ فاکتور چاپ رنگی با افست است که در این روش فاکتور‌ها را با هر رنگی که شما بخواهید تولید می‌کنند. چاپ افست کیفیت بسیار خوبی دارد و وضوح چاپ هم در آن بسیار بالا است. بنابراین اگر به دنبال فاکتوری با چاپ خوب و با کیفیت هستید و طراحی آن هم برای شما مهم است، توصیه می‌کنیم این روش را برای چاپ و شماره زنی فاکتور استفاده کنید.
فاکتور تک رنگ با چاپ افست
فاکتور تک رنگ در رنگ‌های اصلی یعنی آبی، قرمز و زرد با استفاده از چاپ افست یکی از روش‌های چاپ است. البته که می‌توان از رنگ‌های ساختگی دیگر هم برای چاپ این فاکتور‌ها استفاده کرد. معمولاً کسب و کار‌هایی که می‌خواهند رنگ فاکتور‌ها را براساس رنگ لوگو و برند خود انتخاب کنند، از این روش استفاده می‌کنند.
کدام روش برای شماره زنی فاکتور بهتر است؟
اگر بخواهیم این موضوع را از لحاظ کیفیت برای شما بررسی کنیم، طبیعتا چاپ افست بالاترین کیفیت را دارد. در مقابل چاپ ریسو یکی از مقرون به صرفه‌ترین و ارزان‌ترین روش‌های چاپ است که تولید و شماره زنی فاکتور‌ها به واسطه آن با سرعت بیشتری انجام می‌شود. پیشنهاد ما به شما این است که اگر می‌خواهید فاکتور تک رنگ و تک برگ را در تعداد محدود شماره زنی و چاپ کنید، روش ریسو را سفارش دهید در غیر این صورت می‌توانید از چاپ افست استفاده کنید.
سخن پایانی
ما در این مطلب در مورد شماره زنی فاکتور‌ها صحبت کردیم و گفتیم که شماره زنی به چه شکل و روشی انجام می‌شود و برای چاپ آن روی قبوض و فاکتور‌ها از چه روش‌هایی می‌توان استفاده کرد. تیم متخصص ارمغان گرافیک اینجا است تا برای شما بهترین فاکتور‌ها را برای شما طراحی می‌کند و طبق بودجه و سلیقه شما برای شما چاپ می‌کند. برای کسب راهنمایی بیشتر و مشاوره در مورد طراحی فاکتور و شماره زنی ان می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
