آیا باید به کارمندان اجازه دهید وسایل نقلیه شرکت را به خانه ببرند؟

دورنمای کارمندانی که وسایل نقلیه شرکت را به خانه ببرند به همان اندازه که اعصاب خردکن است هیجان انگیز است. در حالی که می تواند به مزایای زیادی برای کسب و کار و کارکنان شما منجر شود، برخی از ایرادات بالقوه سنگین را نیز باید در نظر گرفت.  با استفاده از دوربین ثبت وقایع یا سیستم مدیریت ناوگان میتوانید نظارتی بر کارمندانی که وسیله نقلیه به خانه میبرند داشته باشید.

اگر قصد دارید به کارمندان خود اجازه دهید وسایل نقلیه شرکت شما را به خانه ببرند، واقعاً دو گزینه برای انتخاب دارید. ابتدا، می‌توانید به کارمندان اجازه دهید وسایل نقلیه شرکت را در خانه‌هایشان پارک کنند و از آنها برای رفت و آمد به دفتر و محل‌های کار استفاده کنند. گزینه دوم این است که به کارمندان اجازه می دهد وسیله نقلیه را به خانه ببرند و همچنین در سفرهای شخصی با آن رانندگی کنند.

آیا یک کارمند می تواند از وسیله نقلیه شرکت برای استفاده شخصی استفاده کند؟

اجازه دادن به کارمندان برای استفاده از وسایل نقلیه شرکت برای استفاده شخصی کاملاً به شما به عنوان یک صاحب کسب و کار بستگی دارد. در هر صورت، شما باید یک خط مشی خودروی شرکتی را معرفی کنید که به وضوح شرایط و ضوابط استفاده از خودروی شرکت را تعریف کند.

ما این مقاله را گردآوری کرده‌ایم تا به شما کمک کنیم تصمیم بگیرید که آیا اجازه دادن به کارمندان برای بردن وسایل نقلیه شرکت به خانه حرکت مناسبی برای کسب‌وکار شما است و اینکه آیا اجازه دهید آنها برای استفاده شخصی نیز از آن استفاده کنند یا نه. ما مزایا و معایب را پوشش می‌دهیم و نکات مفیدی را ارائه می‌کنیم که می‌توانید برای کاهش ریسک آن‌ها اجرا کنید از جمله نحوه ایجاد خط‌مشی خودروی شرکتی.

اجازه دادن به کارکنان برای بردن وسایل نقلیه شرکت به خانه: مزایا و معایب

اجازه دادن به کارکنان برای بردن وسایل نقلیه شرکت به خانه، مزایا و معایبی دارد. همه این مزایا و موانع زمانی اعمال می‌شوند که کارکنان در حال رانندگی با وسایل نقلیه شرکت شما هستند و برخی از آنها با مزایای استفاده از وسایل نقلیه برای استفاده شخصی افزایش می‌یابد.

جوانب مثبت

• حمل و نقل به و از محل کار: کارکنان شما وسایل حمل و نقل مطمئنی برای رفت و آمد به محل کار و بازگشت به محل کار دارند. این بهانه‌هایی برای تأخیر یا غیبت‌هایی مانند «ماشین من خراب شد» را از بین می‌برد.
• درخواست تجدید نظر برای استخدام : این ترتیب یک امتیاز عالی برای ارائه افراد به هنگام استخدام در یک بازار رقابتی است. افزودن این نوع ارزش به زندگی کارگران می تواند به شما در جذب بهترین نامزدها برای این شغل کمک کند. اگر به آنها اجازه دهید از وسایل نقلیه برای استفاده شخصی استفاده کنند، جذابیت بیشتر می شود.
• ایجاد اعتماد و رضایت شغلی: وقتی به کارمندان این امکان را می دهید که وسایل نقلیه کاری را با خود به خانه ببرند، سطحی از اعتماد بین شما و کارمندان ایجاد می شود. اگر به آنها اجازه دهید از وسیله نقلیه برای استفاده شخصی استفاده کنند، این سطح از اعتماد عمیق‌تر می‌شود.

منفی

• هزینه : از یک طرف، می‌توانید با پارک کردن وسایل نقلیه‌ای که کارکنان خود در خانه‌هایشان استفاده می‌کنند، در هزینه خود صرفه‌جویی کنید. شما نیازی به پرداخت هزینه برای جای پارک در دفتر یا محل خود نخواهید داشت. برخی از مشاغل کوچکتر خدمات خانگی که این کار را انجام می دهند می توانند به طور کامل نیاز به فضای اداری را از بین ببرند! از سوی دیگر، اگر اجازه استفاده شخصی از وسایل نقلیه را نیز بدهید، هزینه های سوخت و همچنین حق بیمه شما ممکن است افزایش یابد – باید این هزینه ها را با مزایای فوق سنجید.
• ریسک و مسئولیت: اغلب، ابزارها و مواد در طول شب در وسایل نقلیه شرکت در حالی که در خارج از محل اقامت کارکنان شما پارک می‌شوند، باقی می‌مانند. اگر این اقلام به درستی پنهان نشده باشند یا در محله‌ای با میزان جرم و جنایت بالا زندگی کنند، خطر سرقت یا سرقت وجود دارد. شرکت شما همچنین مسئول خساراتی است که در طول استفاده شخصی رخ می دهد.
• ممکن است از امتیازات سوء استفاده شود: وقتی به کارمندان برخی از آزادی ها داده می شود، مانند بردن وسایل نقلیه شرکت به خانه، ممکن است متوجه شوید که برخی از این امتیازات مورد سوء استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند از سیاست ها پیروی نمی کند و وسیله نقلیه را به یکی از اعضای خانواده قرض می دهد، وسیله نقلیه را تمیز نگه نمی دارد، یا بررسی های ایمنی خودرو را به طور منظم انجام نمی دهد.

اگر به کارمندان اجازه می‌دهید وسایل نقلیه را به خانه ببرند و/یا اجازه استفاده شخصی را بدهید، توصیه می‌کنیم چند اقدام برای به حداقل رساندن ریسک خود به عنوان یک کسب‌وکار کوچک انجام دهید.

با ردیابی GPS ، ردیابی ناوگان اجباری به صاحبان مشاغل کوچک دید کاملی از موقعیت وسیله نقلیه، سلامتی و رفتار راننده – از طریق ردیاب خودرو ، گزارش‌های ایمنی راننده و موارد دیگر را می‌دهد.

چگونه خطر را کاهش دهیم 

قبل از اینکه به کارکنان اجازه دهید وسایل نقلیه شرکت را به خانه ببرند، چند مرحله وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا این روند برای شما و کارمندانتان آسان‌تر شود. مواردی مانند معرفی یک خط مشی خودروی شرکتی به وضوح تعریف شده، ارائه آموزش و ردیابی وسایل نقلیه مکانی عالی برای شروع است! بسته به اینکه به آنها اجازه می دهید وسایل نقلیه را به سادگی به خانه ببرند و از آنها برای رفت و آمد به خانه و محل کارشان استفاده کنند یا به آنها اجازه می دهید از وسایل نقلیه برای استفاده شخصی استفاده کنند، رویکرد شما کمی متفاوت خواهد بود.

1- آموزش

برای به حداقل رساندن خطر و افزایش ایمنی رانندگان و وسایل نقلیه خود، سرمایه گذاری در آموزش راننده یا برنامه ایمنی کار را در نظر بگیرید. این نوع آموزش می‌تواند نکاتی را در مورد نحوه رانندگی ایمن، نحوه نظارت و نگهداری وسایل نقلیه، مکان و نحوه پارک آنها (مثلاً در گاراژ در صورت امکان)، چگونگی کاهش خطر سرقت و سرقت، و نحوه نگهداری آنها را پوشش دهد. برخورد با حوادثی مانند سرقت یا تصادفات و موارد دیگر. اگر به کارکنان اجازه داده شود تا از وسایل نقلیه برای استفاده شخصی استفاده کنند، ممکن است برای پوشش پارکینگ، تعمیر و نگهداری و غیره زمانی که از خانه دور هستند، آموزش بیشتری لازم باشد.

2- یک خط مشی خودروی شرکت ایجاد کنید

خط‌مشی‌های خودروی شرکت – که گاهی اوقات به عنوان قراردادهای استفاده از خودروی شرکتی شناخته می‌شوند – به تشریح قوانین اساسی برای هر کارمندی که خودروی شرکتی را اداره می‌کند کمک می‌کند. همچنین اقدامات انضباطی ناشی از عدم رعایت قوانین را تشریح می کند.

نحوه ایجاد یک خط مشی خودرو شرکت برای استفاده شخصی

در زیر مهم ترین مواردی را که باید در خط مشی خودرو شرکت استفاده شخصی شما لحاظ شود، بیان کرده ایم. لطفاً از اینها به عنوان دستورالعملی برای ایجاد خط مشی سفارشی شده خود استفاده کنید که به طور کامل نیازهای کسب و کار کوچک شما را منعکس کند. اگر به کارمندان اجازه می‌دهید وسایل نقلیه شرکت را به خانه ببرند و نه برای استفاده شخصی، به سادگی برخی از بخش‌های مربوط به استفاده شخصی در زیر را حذف کنید.

الف- مستندات

جمع آوری اسناد راننده قبل از تأیید استفاده کارمندان از خودروی شرکتی مهم است. اسنادی مانند گواهینامه رانندگی را برای سوابق خود و ارسال به شرکت بیمه یا نماینده بیمه خود نگه دارید.

شما همچنین باید یک بررسی پیشینه کارگران را انجام دهید و به مدرکی مبنی بر یک سوابق رانندگی تمیز برای چندین سال نیاز داشته باشید.

ب- استفاده شخصی

اگر خط‌مشی شما به کارمندان اجازه می‌دهد هر شب وسیله نقلیه شرکت خود را در خانه خود پارک کنند و از آن برای رفت و آمد به محل کار و محل کار استفاده کنند، اما اجازه استفاده شخصی از آن را نمی‌دهد، جزئیات مهم است که چه کاری انجام می‌دهد و چه کاری انجام نمی‌دهد. استفاده شخصی محسوب نمی شود. به عنوان مثال، انجام وظایف بین مشاغل اجتناب ناپذیر است. قرار ملاقات با پزشک، توقف در بانک بعد از کار، بردن بچه هایشان از مدرسه و غیره. رفتن به خانه برای کارمندان غیرعملی است تا از وسیله نقلیه کاری خود به وسیله نقلیه شخصی خود بروند.

فهرست کردن اقدامات قابل قبول در خط مشی، همراه با فهرست کردن موارد غیرقابل قبول مهم است. فعالیت‌هایی که خطر بیشتری برای عوارض بیمه، آسیب یا سرقت دارند، ممکن است «فهرست فعالیت‌های غیرقابل قبول» شما شوند. به عنوان مثال، بیرون بردن وسیله نقلیه شرکت از شهر یا ایالت، رانندگی در خارج از جاده، یا جابجایی رنگ ها یا سایر مواد بالقوه آسیب رسان. این موارد را در خط‌مشی خود بگنجانید، اما مهم‌تر از آن، اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما در مورد تمایزات واضح هستند.

ج- مسئولیت های راننده

این بخش باید تعدادی از مسئولیت های مهم راننده را پوشش دهد. این می تواند شامل موارد زیر باشد، اما به آن محدود نمی شود:

• همیشه درهای خودرو را قفل کنید.
• با انجام یک بازرسی ایمنی روزانه یا هفتگی، سلامت خودرو را کنترل کنید. این شامل بررسی فشار تایر، سطح مایعات، چراغ ها و غیره است.
• هزینه های رانندگی سند.
• سوخت در جایگاه های تعیین شده و با درجه های سوخت معین.
• خسارات وارده به وسیله نقلیه یا ناشی از وسیله نقلیه را فوراً گزارش دهید.
• فوراً تعلیق گواهینامه یا هرگونه شانسی برای وضعیت رانندگی گزارش دهید.

د- قوانین راننده

اینها آیتم های خط مشی جدی تری هستند که رانندگان باید دنبال کنند، که می تواند به کنترل و کاهش بدهی ها کمک کند. اگر هر یک از این قوانین رعایت نشود، می تواند به معنای تعلیق امتیاز رانندگی یا پایان کار باشد.

• قوانین راهنمایی و رانندگی را رعایت کنید.
• رانندگی در حالت مستی، خستگی و یا دارو ممنوع است.
• سیگار کشیدن در وسیله نقلیه ممنوع است.
• بدون حواس پرتی رانندگی به عنوان مثال، عدم رانندگی در حین کار با تلفن یا دستگاه الکترونیکی.
• بدون قرض دادن خودرو یا اجازه به رانندگان غیرمجاز برای استفاده از آن (مگر در موارد اضطراری).

مهم است که شامل این شود که تمام قوانین ایمنی کار زمانی اعمال می شود که از وسیله نقلیه شرکت برای اهداف شخصی استفاده می شود.

ه- حوادث

این شامل سرقت، سرقت، اموال دزدیده شده (ابزار یا خود وسایل نقلیه) و مراحل تصادف است. این باید شامل رویه هایی باشد که کارکنان در صورت وقوع هر یک از این حوادث باید اتخاذ کنند. به عنوان مثال، در صورت وقوع حادثه، کارکنان باید بدانند که چگونه با آن برخورد کنند. به عنوان مثال تماس فوری با صاحب کسب و کار، پیروی از دستورالعمل های قانونی برای تبادل اطلاعات با سایر رانندگان، گزارش حادثه به پلیس در صورت لزوم، و هرگز تضمین پرداخت به راننده دیگر یا پذیرش مسئولیت بدون مجوز شرکت.

3- ناوگان خود را با استفاده از GPS ردیابی کنید

وقتی کارکنان شما می دانند که وسایل نقلیه شرکت شما ردیابی می شوند، به احتمال زیاد با خط مشی های شما مطابقت دارند. همچنین، اگر مشکلی پیش بیاید – یا – شما سابقه ای از مکان و زمان و میزان ایمن رانندگی آن را خواهید داشت.

برای صاحبان مشاغلی که ممکن است در مورد اجازه استفاده شخصی از وسایل نقلیه شرکتی فکر کنند، افزودن ردیابی جی پی اس یک راه عالی برای رسیدن به آرامش است. شما می توانید این امتیاز را به کارمندان خود ارائه دهید بدون اینکه نگران سوء استفاده از سیاست های شما باشید.

اگر به کارمندان خود اجازه می دهید وسایل نقلیه شرکت را به خانه ببرند، از ناوگان خود محافظت کنید.  یک نسخه نمایشی درخواست کنید تا از نزدیک ببینید چگونه می تواند به شما در مدیریت بهتر ناوگان کمک کند.